De leidinggevende als rolwisselaar
De Werkgever in uitvoering: zorgvuldig en rechtmatig handelen
Een leidinggevende vervult in het HR leiderschap niet één rol, maar meerdere tegelijk. In de ene situatie ben je inspirator en koersbepaler. In de andere situatie luister je, spiegel je en voer je een lastig gesprek. Soms moet je formeel handelen als werkgever. En vaak ben je degene die rust brengt door structuur en voorspelbaarheid te organiseren.
In deze artikelenreeks onderscheiden we vier rollen die iedere leidinggevende nodig heeft:
- De Leider: richting geven en kernwaarden uitdragen
- De Gesprekspartner: luisteren, spiegelen en moeilijke gesprekken voeren
- De Werkgever in uitvoering: zorgvuldig en rechtmatig handelen
- De Procesbewaker: structuur, ritme en voorspelbaarheid organiseren
Deze rollen kunnen botsen of door elkaar lopen. Onrust op de werkvloer ontstaat vaak niet door wat je besluit, maar doordat onduidelijk is vanuit welke rol je handelt. Bewust schakelen tussen deze rollen vergroot rust, duidelijkheid en professionaliteit.
In deze derde aflevering zoomen we in op de rol van De Werkgever.
Waar verantwoordelijkheid formeel wordt
In deze rol vertegenwoordigt de leidinggevende niet alleen de relatie, maar ook de organisatie. Hier gaat het over werkgeverschap in juridische zin. Over het naleven van cao-afspraken. Over het zorgvuldig toepassen van procedures. Over rechtsgelijkheid en proportionaliteit. De werkgever in uitvoering stelt een andere kernvraag dan de leider of de gesprekspartner: Wat vraagt deze situatie van mij als formeel verantwoordelijke werkgever?
Dat betekent dat je niet alleen kijkt naar intenties of persoonlijke omstandigheden, maar ook naar:
- gemaakte afspraken,
- vastgelegde verwachtingen,
- professionele standaarden,
- en geldende wet- en regelgeving.
Deze rol vraagt kennis van het speelveld waarin je opereert. Denk aan cao-bepalingen rondom functioneren, verzuim, taakbeleid, herplaatsing of disciplinaire maatregelen. Denk aan het belang van een zorgvuldig opgebouwd dossier wanneer functioneren structureel tekortschiet. Denk aan het principe van hoor en wederhoor en aan evenredigheid van maatregelen. Dit is geen juridisch spel. Het is professioneel werkgeverschap.
Zorgvuldigheid als vorm van rechtvaardigheid
Een veelgehoorde spanning bij leidinggevenden is dat formeel handelen “hard” voelt. Alsof het inzetten van procedures de relatie schaadt. In werkelijkheid is het omgekeerde vaak waar. Wanneer verwachtingen niet expliciet zijn gemaakt, wanneer afspraken niet zijn vastgelegd en wanneer verbeterafspraken niet zijn opgevolgd, ontstaat juist onzekerheid. Voor de medewerker en voor het team.
Zorgvuldigheid betekent:
- dat medewerkers weten waar zij aan toe zijn;
- dat besluiten navolgbaar zijn;
- dat vergelijkbare situaties gelijk worden behandeld;
- dat een traject stap voor stap is opgebouwd.
Rechtsgelijkheid is in een team cruciaal. Collega’s zien hoe er wordt omgegaan met functioneren, werkdruk, ziekte of grensoverschrijdend gedrag. Inconsistent handelen tast vertrouwen aan.
De werkgever in uitvoering bewaakt daarom niet alleen het individuele traject, maar ook de rechtvaardigheid binnen het geheel.
Tijdigheid voorkomt escalatie
Een klassiek risico in organisaties is het te lang in de rol van gesprekspartner blijven. Er wordt veel gesproken, begrip getoond, ruimte gegeven. Pas wanneer de situatie escaleert, worden formele stappen gezet.
Dat maakt het traject zwaarder dan nodig.
Professioneel werkgeverschap vraagt tijdigheid. Wanneer je signalen ontvangt dat functioneren tekortschiet, is het belangrijk om:
- concreet te benoemen wat niet voldoet aan de professionele norm;
- vast te leggen welke verbetering wordt verwacht;
- een redelijke termijn af te spreken;
- begeleiding of ondersteuning aan te bieden;
- en het vervolg helder te communiceren.
Door dit vroegtijdig te doen, blijft het traject overzichtelijk. Het voorkomt dat een ontwikkelgesprek plotseling verandert in een juridisch conflict. Helderheid vooraf voorkomt juridisering achteraf.
De menselijke maat behouden
Formeel handelen betekent niet dat de menselijke maat verdwijnt. Integendeel. Juist in deze rol is het belangrijk om zorgvuldig te blijven communiceren.
Dat betekent bijvoorbeeld:
- duidelijk uitleggen waarom bepaalde stappen nodig zijn;
- ruimte bieden voor reactie en wederwoord;
- afspraken transparant vastleggen;
- en steeds de verbinding te houden met professionele ontwikkeling.
Een verbetertraject is geen straf. Het is een kans om te herstellen binnen duidelijke kaders. Maar dan moeten die kaders wel expliciet zijn. Hier zie je opnieuw de samenhang tussen rollen. De werkgever in uitvoering kan niet zonder de gesprekspartner. Maar hij mag ook niet door die rol worden overschaduwd.
Vakinhoudelijke aandachtspunten voor leidinggevenden
De rol van werkgever in uitvoering vraagt om vakkennis en discipline. Denk aan aandacht voor:
• correcte toepassing van de gesprekkencyclus;
• heldere functiebeschrijvingen en taakafspraken;
• vastlegging van gesprekken en afspraken;
• proportionaliteit van maatregelen;
• tijdige betrokkenheid van HR of bestuur bij complexe dossiers;
• kennis van cao en relevante wetgeving.
Het gaat hier niet om juridiseren, maar om professioneel en voorspelbaar handelen.
Rolbewust schakelen
De moeilijkheid in deze rol zit zelden in de regels zelf. Die zijn meestal helder. De uitdaging zit in het moment van schakelen.
- Wanneer blijf je in gesprek?
- Wanneer stel je een duidelijke termijn?
- Wanneer leg je formeel vast wat is besproken?
Rolbewustzijn betekent dat je intern scherp hebt wat de situatie vraagt. En dat je daar consequent naar handelt.
Niet vanuit emotie.
Niet vanuit irritatie.
Maar vanuit professioneel werkgeverschap.
Reflectie: hoe stevig is jouw rol als werkgever in uitvoering?
Deze rol vraagt stevigheid en consistentie. Stel jezelf daarom de vragen:
• Ben ik duidelijk over professionele normen en verwachtingen?
• Leg ik afspraken tijdig en zorgvuldig vast?
• Handel ik consistent in vergelijkbare situaties?
• Durf ik formele stappen te zetten wanneer dat nodig is?
• Betrek ik tijdig HR of bestuur bij complexe trajecten?
Goed werkgeverschap is meer dan zorg en betrokkenheid.
Het is ook rechtmatig, zorgvuldig en navolgbaar handelen.
En juist die combinatie brengt rust in een organisatie.
Merlijn Norder – Akxento
